Подготовка к презентации. Сбор информации о том "ЧТО? ГДЕ? КОГДА?" будет происходить (часть 1)

Подготовка к презентации. Сбор информации о том "ЧТО? ГДЕ? КОГДА?" будет происходить (часть 1)

Это ваша личная презентация, правила которой задаете вы, или ваше выступление происходит в рамках какого-то большего мероприятия?

Если правила задаете вы, то у вас простор для творчества. Если вы выступаете в рамках какого-то мероприятия, то на вас накладывается целый ряд ограничений, которые нужно учитывать. Начиная от стиля одежды, завершая стилем выступления.

• Например, если вам выступать с речью№5 на ежегодном съезде партии "***", то в первую очередь нужно узнавать правила игры: "что можно - что нельзя", "что приветствуется - что нет".

Формат этого мероприятия: рабочая встреча, научный доклад, участие в тендере, ежегодный отчет?

Формат зачастую уже задает структуру выступления, от которой нельзя сильно отклоняться. Поэтому хотим мы того или не хотим должны учитывать законы того жанра, в котором проходит мероприятие.

• Например, если это отчетное собрание за квартал, а мы подготовим речь не по схеме "план-факт", то можем наткнуться на сильное непонимание слушателей. Или если у нас идут презентации бизнес-проектов перед инвесторами, а наше выступление сильно отличается от стандартной структуры презентации бизнес-плана, то опять же нас могут не понять.

Кто выступал до вас, кто будет выступать после? С какими темами?

Хорошие ораторы стараются продумать красивую и логичную связку, увязывающую их речь с предыдущим выступлением, и иногда даже связку с последующим выступлением. Эти связки помогают плавно перенести на себя успех предыдущего выступления, или наоборот плавно отстроиться от предшествующей речи.

• Например, если до вас будет выступать Стив Джобс или после вас будет речь Владимира Путина, то логично это как-то учесть в своей презентации.

Будут ли выступать ваши конкуренты?

Если до вас или после вас выступают конкурирующие с вами презентации, то у слушателей само собой резонно возникнет вопрос: "а в чем разница между этими парнями?".

• Соответственно часть презентации разумно посвятить тому, чтобы рассказать, чем ваша компания/идея отличается от других, о ее уникальности, преимуществах. Тогда вы выделитесь среди ряда похожих выступлений.

В переговорной? В конференц-зале? На стадионе? На улице? В кафе? В бане?

Если не учесть этот фактор, то даже прекрасная презентация может потерпеть крах. Вы планировали, что будете выступать в переговорной со слайдами, а по факту нужно делать презентацию ресторане, рисуя что-то на салфетке.

• Например, на одном выездном мероприятии мы часть выступлений должны были делать в актовом зале, где была большая сцена. Часть выступлений на улице, на небольшом стадионе. Часть выступлений вечером в банкетном зале, когда все сидели за столами по 6-8 человек за столом, т. е. часть зрителей к нам спиной. Мы сами удивились тому, насколько сильно пришлось поменять наш стандартный план выступления для стадиона и банкетного зала (для актового зала изменений почти не потребовалось).

В своем, знакомом помещении или на незнакомой территории?

Если помещение незнакомое, то стоит еще до начала подготовки выступления собрать максимум информации о том, что оно из себя представляет. И если этой информации недостаточно, то подготовить несколько вариантов презентации на всякий случай.

• В предыдущем примере, когда нам сказали, что все будет проходить в актовом зале, мы ожидали, что это будет небольшое помещение на 100-150 человек, в котором уютно разместятся наши 50 слушателей. По факту это оказался огромный зал, на 700 человек. И нам пришлось, первые 5 минут потратить на то, чтобы собрать, рассевшихся как попало участников, в первых трех рядах в центре зала.

Если приходится выступать на территории клиента, то иногда бывает очень важно, сделать так, чтобы клиент сидел не на своем директорском кресле, за своим директорским столом, когда его каждую секунду что-то отвлекает, и он по привычке в роли "большого босса".

• Для этого иногда бывает важным попробовать переместить его за журнальный столик, в углу его кабинета или в соседнюю переговорную, а иногда и ближайший ресторан. Но так как мы заранее не знаем, получится у нас это сделать или нет, то продумываем несколько вариантов своей презентации.

Если у вас свое помещение, то вы можете на все 100 процентов использовать его плюсы.

• Например, коллеги рассказывали про бизнесмена, у которого шикарный кабинет, с огромными окнами прямо на Кремль. И когда к нему приходят клиенты, которым он делает бизнес-презентацию, он специально вставляет фразы, под которые уместно сделать жест в сторону Кремля, типа: "Как вы все знаете, недавно на самом высшем уровне (жест в сторону окна), было принято решение…". Получается что клиенты смотрят то на бизнесмена, то на Кремль… По его собственному мнению, успех его бизнес-презентаций на 30% складывается из того, что он их проводит в таком, удачном помещении (и само собой от того, что он заранее запланировал делать 5-6 ссылок во время выступления в сторону окна).

Сможете ли вы передвигаться? Или будете привязаны к трибуне?

Вспомните одну из презентаций Стива Джобса. Выступая, он обычно свободно перемещается по сцене. А если бы он стоял неподвижно, в углу сцены, скрытый трибуной? Скорее всего эффект от его выступлений уменьшился бы сразу в несколько раз.

• Если вы изначально знаете, что должны стоять за трибуной, в углу зала, и с этим ничего не поделаешь, то разумно учесть это при подготовке своего выступления.

Какая техника есть в помещении: Экран? Флипчарт? Проектор? Музыкальный центр?

Знание технических возможностей, которые есть в вашем распоряжении, поможет подготовить более сильную, работающую презентацию.

• Если есть экран и проектор, значит можно в свою презентацию включить показ слайдов, фотографий.
• Если к тому же есть музыкальный центр, значит можно показать видеофрагменты, которые усилят ваше выступление.
• Если есть флипчарт, значит можно заранее продумать, что и как записать на флипчарте, чтобы ваша бизнес-презентаций оказала большее воздействие на слушателей.

Смогут ли участники передвигаться или стулья и столы жестко зафиксированы и затрудняют передвижения?

Это бывает важным, если вы планируете вовлекать участников в активность.

• Например, вы хотите объединить их в команды, в которых они обсудят что-то.
• Или у вас в планах положить 3-4 образца вашей продукции в разных концах зала, чтобы слушатели могли разойтись на несколько подгрупп и попробовать ваш продукт.
• Или есть идея, периодически вызывать кого-то из слушателей на сцену.

Если ваше выступление происходит в зале, где стулья и столы прикручены к полу и неподвижны, многие виды активностей автоматически становятся невозможными. Это важно учесть при подготовке презентации.

Схема размещения зрительных мест? Можно ли на нее повлиять?

Наиболее часто встречаются, следующие схемы:

• Театральный зал
• Классная комната
• Полукруг
• Стол для совещаний
• Насколько эта схема размещения зрителей оптимальна для вашей презентации? Будет ли возможность как-то повлиять на расстановку стульев в зале?

 ...

 В следующем выпуске рассылок планируем дать несколько комментариев, как информация об имеющихся временных ограничениях влияет на подготовку к презентации. 

С ергей Шипунов

Руководитель и ведущий тренер

"Университета Риторики и Ораторского Мастерства"