Подготовка к презентации. Сбор информации о том "ЧТО? ГДЕ? КОГДА?" будет происходить (часть 2)

Подготовка к презентации. Сбор информации о том "ЧТО? ГДЕ? КОГДА?" будет происходить (часть 2)

Сколько у вас времени на презентацию? 5 минут? 1 час? 1 день?

Согласитесь, что презентации на 10 минут, на 1 час и на 4 часа будут сильно отличаться друг от друга.

• Например, если выступление на 3 часа, то можно больше внимания уделить вступлению, чтобы наладить отношения со слушателями (нормально до 20 минут уделить началу) и заключению, чтобы напомнить все то, что вы говорили и что слушатели уже успели благополучно забыть (нормально до 30 минут уделить подведению итогов).
• Если у вас на выступление 10 минут, то тогда начало и заключение проходят более стремительно. 1-2 минуты, чтобы представиться. 1-2 минуты на завершение. Остается 6-8 минут на основное содержание.
• Если у вас выступление на 10-15 минут, то можно рассчитывать на то, что внимание слушателей не успеет затухнуть. Если у вас выступление на 2-3 часа, то нужно предусмотреть какие-то эмоциональные всплески внутри выступления (чтобы будить слушателей).

Насколько это время фиксировано, или может неожиданно измениться?

Например, вы договорились с генеральным директором, какой либо компании, что он вам выделит 30 минут на презентацию ваших услуг. Стоит ли рассчитывать, что у вас будет ровно 30 минут? Российские реалии говорят, что вряд ли.

• Будьте готовы, что уже в самом начале встречи вам скажут: "извините, но график изменился и у вас только 10 минут".
• Бывает так, что изначально вам говорят: "У вас 30 минут". А потом, вдруг на 7-й минуте: "Прошу прощения… неожиданный звонок… мне через 3 минуты уходить… завершите за это время, пожалуйста".

Зная это - хороший оратор готовит несколько вариантов презентации: на 30 минут, на 20 минут, на 10 минут. И отдельно готовит отточенную концовку на 2-3 минуты, чтобы в любую секунду можно было прерваться и перейти к этим заготовленным финальным фразам.

Будут ли перерывы? Зависит ли от вас, когда эти перерывы будут поставлены? Или это наперед задано расписанием? Каковы ожидания слушателей относительно длительности и частоты перерывов?

Если ваше выступление длиться более сорока минут, то уже можно задуматься над тем, "а не вставить ли в него перерыв?". Не стоит надеяться, что зрители высидят без перерыва 2-3 часа, внимательно при этом вас слушая.

• Иногда организатор может предупредить: "У нас много слушателей курят… делайте перерывы почаще". Если вы этого не учтете, то сами себе создадите сложную аудиторию.
• Бывает, что основной мотив прихода на презентацию - это пообщаться с коллегами, завязать деловые связи. В этом случае слушатели ожидают длительных, минут по 20-30 перерывов, во время которых они могут вдоволь пообщаться с другими участниками презентации. И если таких перерывов нет, то они просто не приходят вовремя на 2-3 часть презентации.

Есть ли возможность завершить на 3-4 минуты раньше или на 3-4 минуты позже? Или все должно завершиться секунда в секунду?

Увы, видели много ситуаций, когда оратору не хватало буквально 20-30 секунд на завершение. Но из за строгих правил - ему просто отключали микрофон. И выступление, из за смазанной концовки сразу теряло 30-40% своей эффективности.

• Также бывает (например, на том же телевидении) что время эфира ровно 30 минут. Если оратор все рассказал за 20 минут, то оставшиеся 10 минут он либо повторяет по второму разу уже сказанное, либо отвечает, иногда не на самые удачные вопросы ведущего (ибо самые удачные вопросы были уже отработаны в первые 20 минут эфира).

Когда будет проходить презентация? Рано утром? После обеда? Вечером?

Старайтесь предугадать, в каком эмоциональном состоянии будут пребывать ваши слушатели, в то время, на которое назначена ваша презентация.

• Если рано утром - значит мозги свежие, и можно больше вставлять сложных данных, аналитики, цифр (только если это не слишком раннее утро).
• Если после обеда, то необходимо какое-то яркое начало, чтобы разбудить слушателей. И периодически вставлять эмоциональные блоки, чтобы слушатели не уснули после сытого обеда.
• Если ваше выступление вечером - то могут быть свои нюансы. Иногда слушатели могут рваться домой. А иногда могут быть уже более расслабленными - "горячка рабочего дня закончилась" - и слушать вас без сильных ограничений по времени.

Нет ли в этот день (или накануне) каких-либо крупных событий (выборов, праздника…)?

Сегодня 1-е сентября или 8-е марта? Завтра будут выборы президента? Вчера сборная России по футболу в очередной раз выиграла/проиграла?...

• Если есть подобное эмоционально важное для слушателей событие - то это нужно как минимум прокомментировать во вступлении, а в идеале, учесть и в самой презентации.

Ожидания слушателей относительно того, сколько времени должно быть уделено ответам на вопросы?

Если оратор этого не учтет, то может наткнуться на то, что уже после 5-го из запланированных 50 слайдов его прервут, и начнут закидывать вопросами.

• Также, может быть и наоборот. Оратор сделал презентацию на 5 слайдов, думая, что 80% времени он посвятит вопросам. А у слушателей вопросов, хоть убей, нет.

Как слушатели относятся к возможной задержке в начале презентации?

Например, выступление назначено на 10:00. И должно длиться 1 час. Будут ли все на месте к 10:00? Или кворум слушателей (что привычно для России) соберется только к 10:15?

• Если вы догадываетесь, что опаздывать будут, то уже на этапе планирования задумайтесь над тем, а о чем вы будете говорить эти первые 10-15 минут? И стройте свою презентацию с учетом того, что у вас не 1 час, а остается только 45 минут чистого времени на содержательную часть вашей речи.

Как слушатели относятся к тому, что презентация может задержаться?

Иногда, если оратор задерживается с окончанием речи на 30-40 минут, то к нему подходят и благодарят: "Спасибо! Видно, что вы работаете на совесть, выкладываетесь! Даже 40 минут своего личного времени нам дополнительно посвятили!".

• Но гораздо чаще, стоит задержать всего лишь на 3 минуты, как треть зала начинает вставать и выходить, т.к. у них уже запланированы следующие встречи.

С ергей Шипунов

Руководитель и ведущий тренер

"Университета Риторики и Ораторского Мастерства"