Статья "8 шагов навстречу организаторам"

Статья "8 шагов навстречу организаторам"

Организаторы форумов и конференций, в первую очередь,  думают о комфорте участников и выступающих.Однако не стоит забывать и о том, что спокойные и комфортные условия взаимодействия спикера и организатора одинаково выгодны обеим сторонам.Работая модератором и вступая в качестве спикера, я часто наблюдаю одни и те же действия участников,  осложняющие жизнь организаторов.  Эти моменты связаны с тем, что спикеры чаще всего  не осознают, какой объем вопросов и проблем приходится решать устроителям мероприятия, причем делать это в авральном режиме!Ниже я приведу несколько советов, которые помогут улучшить взаимодействие, снять «головную боль» организаторов, а значит – вызовут симпатию и благодарность со стороны орг. комитета. 

Всегда нужно помнить о том, что хорошие взаимоотношения – залог длительного и плодотворного сотрудничества!

Предлагаю вашему вниманию  8 «шагов» спикера, которые обязательно оценят организаторы:

Присылайте информацию вовремя. 

Обязательно присылайте вовремя информацию, необходимую организаторам для взаимодействия с вами. Паспортные данные, номер автомобиля, точное количество сопровождающих лиц, время прибытия поезда или самолета, бытовой и технический райдер.Чем раньше вы поставите в известность обо всем этом устроителей мероприятия, тем больше времени на подготовку и решение ваших проблем у них будет.Часто на площадках, где проводится мероприятие,  действует строгая  пропускная система и не поданые вовремя данные могут обернуться большими сложностями для встречающей стороны и невозможностью попасть вовремя на мероприятие для вас.  

Предоставьте презентацию заранее.

Многие спикеры грешат тем, что присылают презентацию в последний момент или вообще привозят ее непосредственно перед выступлением.Это чревато сложностями, особенно если в презентации используется редкий шрифт или большое количество видео.Обидно если сценарий выступления оказывается под угрозой из-за того, что файл отображается некорректно или видео воспроизводится с задержкой.Всего этого можно избежать, если присылать презентацию заранее, чтобы техническая служба могла все проверить и найти решение, в  случае возникновения трудностей.

Говорите о том, что заявлено в названии выступления.

Вы не представляете, как часто организаторы слышат от участников претензии о несоответствии заявленной темы  содержанию выступления!Часто спикеры, желая привлечь внимание, придумывают яркое провокационное название, лишь вскользь касаясь заявленной темы во время выступления.Это обманутые ожидания зрителей, негативные отзывы, очередная проблема для организаторов и пошатнувшийся имидж спикера.Следите за тем, чтобы «обертка» соответствовала содержимому, и все будут вам благодарны!

Приходите пораньше.

Ничто так не нервирует организаторов, как непунктуальность спикеров. Когда до выступления остается 15 минут, а самого выступающего нет на площадке, это большая «головная боль» для организатора.Кроме того, под воздействием множества факторов,  время выступления может сместиться и появится необходимость выйти на цену раньше заявленного срока.Если спикера нет на месте, придется делать незапланированную паузу, а это провал в энергетике и дополнительные сложности, связанные с организацией кофе-брейка.Возьмите за правило приходить за час до выступления. Так вы сможете тщательно подготовиться, проверить технику,  прочувствовать  атмосферу и быть во всеоружии к началу вашей речи!

Соблюдайте тайминг.

На выступление каждого спикера организаторами отводится определенное количество времени.В случае досрочного завершения выступления или задержки, вся программа мероприятия начинает «плыть», что приносит дискомфорт не только другим спикерам и аудитории, но и в первую очередь, организаторам.Отрепетируйте выступление заранее, чтобы понимать: соблюдается ли заявленный хронометраж.Если вы понимаете, что выступление затягивается, лучше опустить менее важные детали, сохранив суть.В случае досрочного завершения вашей речи, имеет смысл увеличить время ответов на вопросы из зала.В любом случае, соблюдение временных рамок – показатель профессиональности и подготовленности спикера!

Научитесь работать с микрофоном.

Частая проблема спикеров – неумение грамотно  работать с микрофоном.Самые распространенные ошибки: спикер размахивает микрофоном во время вступления так, что громкость звука постоянно «гуляет», или  держит микрофон на уровне пояса, в результате чего слышимость ухудшается.Это усложняет работу звукорежиссера, ухудшает слышимость и акустический комфорт, и создает дополнительную проблему для организаторов.Имеет смысл проконсультироваться у профессионального звукорежиссера и потренировать навык работы с микрофоном.Таким образом, вы сможете использовать звукоусиливающее оборудование по назначению и продемонстрируете свой профессионализм!

Приносите пользу.

Люди часто посещают конференции не только ради знакомства и общения, но и ради знаний.Уделяя время выступлению спикера, участники ожидают получить от него полезную информацию. Особенно, если она заявлена в названии!К сожалению, часто выступающие часами на пролет расхваливают свою идею или компанию, подробно рассказывают кейсы и истории, с упоением демонстрируют графики и таблицы, но не предлагают слушателю никакого полезного контента.Несколько простых, понятных и практичных советов из собственной практики по теме выступления не только вызовут симпатию у слушателей, но и избавят организаторов от лишних объяснений и оправданий.

Всегда оставайтесь на связи.

Во время подготовки конференции организаторам важно, чтобы спикер всегда оставался на связи.Поскольку возможны изменения в расписании и программе, появляются рабочие моменты, нуждающиеся  в согласовании.Ничто так не выводит организаторов из равновесия, как спикер, не выходящий на связь за несколько дней до вступления.Всегда предоставляйте электронную почту, номер телефона или мессенджер, по которым можно связаться с вами.Если вы будете какое-то время недоступны по причине отдыха за рубежом или командировки, обязательно поставьте в известность организаторов, а по возвращению первыми выходите на связь!Разумеется, если организаторы обращаются к вам за несколько месяцев до даты проведения мероприятия, имеет смысл оговорить дату выхода на связь в обоюдно удобное время.

Пользуясь приведенными выше правилами, вы сделаете работу с вами максимально приятной для организаторов. Что может положительно отразиться на вашей карьере спикера!

Станислав Зубов
Ведущий программ на телевидении и радио.
Тренер курсов по публичным выступлениям и подготовке к презентации.