Фиксация договоренностей

Фиксация договоренностей

Одна из тем, которую мы разбираем на курсе "Мастерство переговоров", это умение фиксировать договоренности в переговорах.

Увы, в переговорах иногда бывает так, что вроде бы обе стороны договорились, но у каждой из сторон, свое понимание, о чем же они договорились. Или вроде договоренность есть, но она двояко трактуется. И это приводит к конфликтам, недоверию, проблемам.

Чтобы этого не происходило важно фиксировать договоренности.

• Вместо "В обмен на скидку, мы повысим объем закупок" все должно быть намного конкретнее: "В обмен на снижение цены на 2.3% мы повысим объем закупок товара А 1.5 раза."

Еще пара примеров:

• Вместо "Давайте, чуть позже вернемся к этому вопросу", лучше дожать до конкретики "Вы не против, если я позвоню вам в среду, на следующей неделе, после 12? И мы обсудим еще раз этот вопрос?"
• Вместо "Мы постараемся в будущем вовремя поставлять товар", лучше дожать до конкретики "Давайте в ближайшие 2 дня пропишем доп-соглашение, в котором будут указаны штрафные санкции. А именно за каждый день задержки, 0.75% от суммы товара."

Фиксировать имеет смысл только договоренности, в которых уже есть конкретика.

Устно

• В конце разговора подвести итоги того, о чем договорились: "Если подытоживать, я делаю А, Б, В, а вы мне взамен даете Г, Д, Е... Верно?"

Письменно

• Написали сообщение на электронную почту с итогами переговоров. Или на бумаге прописали основные договоренности.

Юридически

• Составили договор, имеющий юридическую силу.

Например, можно с ребенка взять устное обещание, что он что-то будет делать. А можно попросить его написать на бумаге, и потом повесить, в красивой рамочке, на стенке, на видном месте.

Хотя когда то были времена, когда купцы ударяли по рукам и этого хватало… в современном бизнесе, важные договоренности лучше фиксировать юридически.

Добивайтесь от оппонента, чтобы он подтвердил взятые на себя обязательства

Вместо "Тогда буду ждать от Вас завтра звонка к 12:00" лучше спросить "Так во сколько Вы завтра мне позвоните?" и услышать от него ответ "в 12:00".

Если не Вы, а оппонент произнесет ключевые параметры договоренности, то оппонент уже больше нагружается ответственностью.

• Как вариант, вы произносите условия договоренности так, как их поняли вы и в конце спрашиваете оппонента "Все ли верно?". И держите паузу. Если в ответ вы получаете "Да, все верно" - то это уже подтверждение, которое укрепляет силу договоренности.

Публичность договоренности

Если есть свидетели, которые присутствовали при заключении вашего соглашения, то шансы на выполнение повышаются.

• Например, переговоры ведутся в присутствии независимых наблюдателей (не просто муж с женой о чем-то между собой договорились, а в присутствии общих друзей и родственников).
• Например, е-мэйл ставится в копию сразу нескольким получателям.

Французский генерал Шарль де Голль бросил курить после того, как сообщил всем своим друзьям и знакомым, что с завтрашнего дня он не курит. А т.к. он был человеком слова, то это публичное обещание помогло ему выполнить свое обязательство.

Установление штрафных санкций

Договоренности, в которых перечислили в том числе и штрафные санкции за их нарушение, - более прочные и качественно проработанные.

• "А если Вы не доставите товар через неделю, то какую неустойку Вы будете готовы оплатить за каждый день задержки?"
• "Если я зайду в комнату через час и у тебя будет по прежнему не убрано, то сегодня вечером без компьютерных игр (телевизора)… согласен?"

Понимание, что если что-то не будет сделано, то придется расплачиваться многих мотивирует.

Хотя, с штрафными санкциями стоит быть осторожным. Например, если ввели штрафы за опоздания, то вместо "сотрудники считают, что опаздывать это плохо", можно получить результат "сотрудники считают, что опаздывать можно… это нормально… просто право опоздать покупается за небольшую сумму денег".

Наличие конкретных, первых шагов по выполнению договоренности

Важно зафиксировать и первое, пусть незначительное, действие, направленное на выполнение договоренности.

• Не просто с ребенком договорились, что он будет содержать комнату в порядке, а также зафиксировали, что уже сегодня к ужину он приберет свой письменный стол.
• В бизнесе о чем-то договорились, проговорите первый шаг: "завтра утром я пришлю вам шаблон договора, а вы завтра к вечеру ответите, подходит ли он вам… ОК?"

Как говорится, дорога в тысячу ли начинается с первого шага. Поэтому, этот первый шаг, стоит проговорить более подробно.

Наличие промежуточных точек контроля

Для больших проектов это особенно актуально.

• Договоренность, по которой дизайн-студия через месяц вам сделает сайт, скорее всего, будет нарушена. Но если вы договорились, что в вашем проекте будет четыре этапа и раз в неделю будет контроль выполнения каждого этапа, то шансов на своевременную реализацию проекта больше.
• Для ребенка убрать комнату к выходным, может оказаться сложным заданием, которое он будет тянуть до самых выходных. А если он знает, что в среду вечером, он должен сдать аккуратно прибранный шкаф, в четверг вечером - стол, в пятницу вечером - кровать… то эти три точки контроля, повышают вероятность наведения порядка в комнате.

Надеюсь, эта статья поможет лучше фиксировать договоренности, которые вы заключаете.

С ергей Шипунов

Руководитель и ведущий тренер

"Университета Риторики и Ораторского Мастерства"